Sistemas ERP

De seguro has escuchado hablar de los ERP, conocer su funcionalidad y beneficios que aportan puede resultar crucial para tu empresa, ¿Qué significa un ERP?¿Qué beneficios nos aportan?¿Qué tipos existen?¿Cómo funcionan?.

En este artículo encontrarás todo lo necesario para despejar algunas dudas respecto a los sistemas ERP y su importancia dentro de tu empresa.

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¿Qué es un sistema ERP?

ERP (siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un software de gestión empresarial, cuyo objetivo principal es integrar la información de todas las áreas de una empresa.

Donde se tenía un programa especializado para cada área, ahora, con la implementación de una única base de datos centralizada permite gestionar la información en tiempo real y con eficiencia.

¿Para qué sirve?

En base a la definición de un sistema ERP, podemos decir en pocas palabras, que sirve para ayudar a las empresas en sus tareas de administración, para acelerar la toma de decisiones y automatizar los diferentes procesos dentro de una empresa.

Principales características de un ERP

1. Automatización de tareas:

Como principal característica de un Enterprise Resource Planning (sistema de planificación de recursos empresariales) es su capacidad de automatizar las diferentes áreas de una empresa como son: finanzas, cadena de suministro, operaciones, facturación, entre otras.

Por lo tanto reduciendo así los costes, optimizando los procesos e integrando todo el trabajo que se realiza.

2. Compatibilidad:

Si recordamos, el objetivo principal de un ERP es poder integrar la información de los diferentes departamentos de una empresa. Por ello necesitas que exista una compatibilidad entre el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales que deseas implementar y los programas que ya utilizas.

3. Funcionamiento en tiempo real

Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales son capaces de realizar operaciones de manera simultánea, siendo más eficientes y ágiles en cuanto a velocidad de respuesta.

El contar con información integrada y a tiempo real será crucial para acelerar la toma de decisiones así como la identificación y resolución de problemas. Como resultado cualquier proyecto se hará de manera eficiente, organizada y rentable.

4. Una única base de datos

Como bien observamos al inicio, un sistema ERP permite integrar toda la información de las diferentes áreas, usando una sola base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con eficiencia.

Esto permite evitar errores comunes como la duplicidad de información o problemas en el control del stock de un producto en el inventario.

5. Una interfaz intuitiva

No menos importantes que las anteriores características, el contar con un sistema de gestión empresarial que sea lo más intuitivo posible, permite que los usuarios en este caso tus empleados se sientan más cómodos y motivados para aprender y dominar el software.

Inclusive esto afectará al coste final de inversión, ya que se reducirá la curva de aprendizaje y horas de formación.

6. Portabilidad

Con las constantes actualizaciones tanto del entorno de instalación (hardware) como del software, hablaremos de otra característica sobresaliente de un Sistema ERP; la portabilidad.

En otras palabras su funcionamiento no se verá afectado por el dispositivo o sistema operativo donde sea implementado.

7. Su modularidad:

¿A qué le llamamos modularidad? Bueno, un sistema de Planificación de Recursos Empresariales está compuesto por varios programas integrados o interconectados a estos se los denomina “módulos”.

Por tanto, los sistemas ERP suelen contar con hasta 7 módulos básicos:

1. Planificación de producción
2. Compras
3. Gestión de inventario
4. Ventas
5. Marketing
6. Finanzas/contabilidad
7. Recursos humanos

Principales funciones de un ERP

Como bien mencionamos antes, un Sistema ERP nos permite automatizar los diferentes procesos operativos dentro de nuestra empresa, incluidos las siguientes principales funciones:

1. Administración de la cadena de suministro
2. Análisis de información en tiempo real
3. Automatización de procesos
4. Contabilidad Integrada, finanzas, facturación, compras y ventas
5. CRM (Administración de Relaciones con el Cliente), clientes satisfechos
6. Generación de informes para una mejor gestión en todos los departamentos.
7. Pagos online fácil interacción con aplicaciones como PayPal, Stripe y otros.
8. Compras y ventas, mayor control de ingresos o egresos de manera centralizado.
9. Gestión de proyectos
10. Gestión de Stock e inventario de todos nuestros productos
11. Recursos humanos (RRHH): Gestión de nóminas, contratos, ausencias, información de empleados, etc.

¿Qué beneficios tenemos al implementar un ERP en nuestra Empresa?

1. Facilita la toma de decisiones:

Centraliza toda la información en una sola base de datos común. De este modo, la toma de decisiones se lleva a cabo con mayor rapidez y precisión.

2. Evita duplicidad en la información:

Gracias a la capacidad de integrar y centralizar la información, los usuarios pueden acceder a la misma información en tiempo real. De esta manera se evita la duplicidad en registros o procesos.

3. Escalabilidad

Gracias a que un Sistema de Gestión empresarial, está compuesto de varios módulos, esto permite agregar según nuestros requerimientos, diferentes funciones a nuestro sistema ERP, sin ninguna dificultad.

4. Capacidad de adaptarse

Un gran beneficio que recibimos de parte de estos sistemas ERP, es su capacidad de adaptarse, a las necesidades de cada empresa, sus diferentes departamentos y operaciones.

5. Optimización en la capacidad operativa

Gracias a su capacidad de automatizar los diferentes procesos operativos de una empresa, como procesos tributarios, financiera y contabilidad. 

Como resultado desaparecerá la probabilidad de errores por parte de los usuarios. De este modo la empresa mejorará su capacidad operativa.

6. Seguridad en datos

Toda la información de una empresa está en una sola base de datos protegida, con acceso restringido

7. Mejora la eficiencia y la capacidad operativa.

Gracias a una mejor gestión de información, permite eliminar tareas que no aportan ningún valor a la empresa. De esta manera se reduce el tiempo de las operaciones de nuestra empresa

Desventajas de un sistema ERP

Bueno, no todo es perfecto. Aquí algunas desventajas a considerar.

1. Coste de implementación puede resultar ser alto.
2. Cierta complejidad en su implementación.
3. Capacitar al personal para dominar y adaptarse al software, suele tomar un poco de tiempo

Tipos de Sistemas ERP

Hoy en día podemos clasificar los programas ERP dependiendo, al tipo de:

1. Instalación: Local y en la nube
2. Código empleado: open source vs propietario
3. Especialización: vertical y horizontal

Programas ERP por instalación

Sistema ERP local

También conocidos como ERP on premise o In House.

Se denominan así porque su implementación se realiza en los propios servidores de tu empresa.

Ventajas

• Reduce el precio a largo plazo
• La empresa tiene más control sobre el proceso de implementación
• Mayor seguridad y confidencialidad en el manejo de los datos por parte de la misma empresa
• Facilidad de personalización
• Tener un completo control inmediato del programa

Desventajas

• La inversión inicial puede resaltar arriesgada
• Mayor coste de implementación por infraestructura, mantenimiento y licencias
• La seguridad de los datos está en manos del equipo técnico de nuestra empresa. Algunas empresas no están capacitadas para llevar a cabo esta tarea de manera segura.
• Podemos personalizar el sistema ERP pero tomará más tiempo su implementación
• Solo se puede acceder al sistema desde el ordenador o dispositivo donde se haya instalado el software.

Sistemas ERP en la nube (Cloud)

También conocidos como cloud ERP o ERP online.

Como su nombre lo indica, es un software que funciona en una plataforma informática en la nube de un proveedor, es decir opera a través de internet.

Ventajas

• Reducción en costes de implementación y mantenimiento.
• No requiere de ninguna instalación y normalmente se puede empezar a usar después de crear una cuenta. 
• Ahorra tiempo y recursos empresariales, ya que no tendrás que preocuparte por el mantenimiento, seguridad o actualización
• Recursos compartidos en la nube.
• Mayor flexibilidad y facilidad de acceso desde cualquier lugar o dispositivo.
• No requiere mucha formación, está a cargo del soporte técnico del proveedor.

Desventajas

• Poco control de nuestros propios datos
• Poca posibilidad de realizar personalizaciones en general
• No es posible realizar configuraciones personalizadas
• Si no contamos con una conexión estable de internet, podría resultar ser un problema para el buen funcionamiento del Sistema ERP

Código empleado

Sistemas ERP open source

También llamados Sistemas ERP de código abierto.

Una buena opción para reducir costes de instalación e implementación.

Ventajas

• Bajo costo de implementación y mantenimiento, ya que no necesita pago de licencias.
• Mayor flexibilidad y personalización, ya que es un software de código abierto podemos personalizar nuestro sistema ERP a los requerimientos de nuestra Empresa.
• Soporte técnico gratuito, gracias a una gran comunidad de usuarios prestos a resolver dudas y brindarte una mano cuando más lo necesites.

Desventajas

• Es necesario tener conocimientos técnicos para su implementación y operatividad o tener un equipo técnico capacitado.
• El soporte técnico que pueda brindarnos la comunidad activa puede resultar poco profesional.

Programas ERP verticales vs horizontales

Sistemas ERP verticales

Un ERP Vertical es aquel que está especializado para un sector específico, y que por lo tanto proporciona un estándar de funcionamiento para las empresas de dicho sector

Podemos encontrar software especializado para hospitales, bodegas, tiendas comerciales, farmacias, etc.

Ventajas

• Mayor adaptabilidad: Son sistemas Enterprise Resource Planning (sistema de planificación de recursos empresariales) altamente específicos, por lo tanto son capaces de poder cubrir las necesidades de estas compañías.
• Sin inversión posterior significativa: Gracias a que es un software diseñado a medida, implica que no necesita desarrollos específicos costosos. Y las actualizaciones no serán constantes.
• Experiencia en el campo: Al ser un software especializado, el equipo técnico cuenta con una alta experiencia en el rubro
• Rápida resolución de problemas: Gracias a su amplia cartera de clientes genera una gran cantidad de conocimiento en el rubro, del cual podemos beneficiarnos al momento de resolver cualquier problema.
• Retroalimentación: En un sistema ERP vertical con una gran comunidad de clientes, podemos beneficiarnos de compartir conocimiento y experiencia con ellos. Algo que no se da en un sistema horizontal.
• Mayor confianza: Al tener otros clientes usando este mismo software podemos ver a través de ellos, su experiencia y el beneficio al usar dicho sistema que por lo contrario tendríamos que comprobar por nosotros mismos.

Desventajas

• Implementación un poco más compleja: Al ser un software dedicado su implementación suele ser más laboriosa, y pueda necesitarse los conocimientos de un técnico especialista.
• Alta Inversión inicial: Generalmente, aquellos Sistemas de Gestión con alto grado de especialización requieren de una inversión mayor para su adquisición y puesta en marcha.

Sistemas ERP Horizontales

A diferencia de un ERP vertical que está enfocado a un  sector en particular, el ERP horizontal es aquel software que está diseñado para optimizar las tareas comunes de la gran mayoría de empresas.

Ventajas

• Software de fácil implementación. Ya que suele ser un software estandarizado.
• Baja inversión inicial. Sin embargo el coste de su adaptación o personalización posterior se puede incrementar por su complejidad.
• Actualizaciones constantes, por parte de los creadores del software.
• Altamente escalable: Si tu negocio crece, este tipo de sistema ERP es capaz de personalizarse y crecer a tu ritmo.

Desventajas

• No para procesos concretos y complejos, si necesitamos un software para tareas más específicas, es probable que un programa ERP horizontal no pueda solventarlos.
• Alto coste de inversión posterior, al querer personalizarlo de acuerdo a nuestros requerimientos.

¿Cómo funciona un Sistema ERP?

En un mercado tan cambiante como el actual, las empresas deben mantenerse al mismo ritmo y buscar la manera de optimizar al máximo sus diferentes procesos, con el fin de incrementar la productividad y disminuir costos.

Los sistemas ERP pueden resultar ser una verdadera solución y estrategia tanto para grandes empresas o Pymes. Como resultado podremos estar un paso adelante de la competencia.

A continuación veremos cómo funciona un sistema ERP.

Para poder entender su funcionamiento dentro de nuestra empresa. Es importante recordar, que este tipo de software está basado en varios módulos integrados y especializados en determinadas áreas o procesos. Veamos algunos ejemplos:

En el área de:

Recursos Humanos RRHH:

Todos los procesos relacionados a gestión de personal pueden ser automatizados por un sistema de Planificación de Recursos Empresariales como:

• Remuneraciones
• Solicitudes de vacaciones
• Manejo de turnos
• Datos personales y documentos del personal

¿Cómo funciona un Sistema ERP en esta área?

• Agiliza el pago de sueldos y otros procesos.
• Dispone rápidamente de todos los documentos de importancia para el personal.
• Permite que el departamento de RRHH se encargue de tareas más funcionales para la empresa.

Gestión de Clientes (CRM):

De la misma manera todos los procesos con relación a la gestión de clientes es automatizado. Por ejemplo:

• Ventas
• Ingresos
• Análisis de campañas de marketing
• Comunicación interna
• Gestión y resolución de reclamaciones, consultas…
• Presupuesto y facturación

¿Cómo funciona un Sistema ERP en esta área?

• Gestiona el historial de ventas por parte de los clientes.
• Ayuda a conocer los intereses o necesidades de determinado consumidor. Nos permitirá diseñar y ejecutar campañas con base en perfiles específicos.
• Optimiza al máximo la fidelización de nuestros clientes.

Contabilidad | Stock e Inventario

Dentro de estos departamentos, un sistema de recursos empresariales puede automatizar los siguientes procesos:

• Generar facturas o boletas electrónicas.
• Gestión de stock e inventario.

¿Cómo funciona un Sistema ERP en esta área?

• Genera documentos tributarios electrónicos al instante, como facturas o boletas electrónicas. Como resultado evitaremos datos duplicados o errores por parte del personal.
• Ayuda a tener un mayor control del stock y el inventario nos permitirá adquirir insumos y productos teniendo en cuenta los existentes y, así, evitar exceso de stock o pérdidas por vencimiento.

Conclusión

Para concluir, como habrás notado, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede beneficiar de muchas maneras el funcionamiento de nuestra empresa.

Tanto así que puede mejorar nuestra productividad de manera considerable, además de fortalecer la relación con nuestros clientes y estar mejor preparados para responder frente a posibles inconvenientes o problemas.

Teniendo en cuenta todo lo mencionado antes ya tienes el suficiente conocimiento para poder elegir el mejor ERP para tu empresa. 

¡Vamos a ello! Te ayudamos a elegir el mejor ERP para tu negocio.